La salle que vous choisissez pour votre séminaire contribue à sa réussite (ou à son échec). Ce qui compte, c'est que cela joue en votre faveur et que les participants s'en sentent bien. Cependant, il ne suffit pas de choisir un hôtel de luxe simplement parce qu'il s'agit d'une institution prestigieuse, par exemple, ou simplement parce qu'il dispose d'une salle de conférence.
En effet, plusieurs paramètres sont à prendre en compte lors du choix d'une salle de séminaire. Il ne s'agit pas seulement des goûts des participants ou de la réputation du lieu. Pour vous éviter de commettre ces erreurs, nous partagerons avec vous les éléments à prendre en compte avant votre événement.
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Choisir une salle de séminaire en fonction de sa situation géographique
Trouver des salles de séminaire en dehors de la ville où il se tiendra est quasiment inutile. Cependant, vous pouvez réfléchir au type d'environnement que vous souhaitez : mer, montagne, etc. Cela doit correspondre au concept d'événements. Attention à ne pas négliger les contraintes logistiques si le lieu est assez éloigné. Cela peut également avoir un impact sur le budget.
Si vous décidez de voyager à l'étranger, faites des recherches sur la saison touristique là-bas. Evitez à tout prix de réserver votre salle de séminaire en même temps que des vacanciers. À ce stade, le prix est trop élevé et les participants peuvent être distraits. Il en va de même pour les foires et les dates d'exposition. Tant qu'il y a trop de monde, la destination n'est pas adaptée à un tel événement. Que vous partiez en excursion dans les bois ou au soleil, vérifiez toujours cet aspect.
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Pour le choix d’un lieu pour votre séminaire, faire appel à un professionnel peut s’avérer constituer une grande aide. Ainsi, pour votre projet, n’hésitez pas à nous contacter en cliquant ici.
Quel type d’établissement recherchez-vous ?
Si les hôtels sont le lieu idéal pour les séminaires résidentiels, une simple salle peut également répondre à d'autres formes de besoins. Le plus important est d'avoir les capacités requises et la logistique nécessaire sur place : projecteurs, WiFi, etc. Cependant, la position doit également être cohérente avec celle de l'entreprise et des participants.
Lorsque vous choisissez un hôtel, tenez compte du nombre d'étoiles, des avis des clients précédents et de la qualité des chambres. Plus vous disposerez de services sur place (restauration, événements de groupe, etc.), moins il vous sera difficile de vous organiser. Faites attention aux détails afin que l'endroit que vous choisissez soit confortable, agréable et sûr.
Une salle de réunion est indispensable lors d’un séminaire
Votre salle de séminaire doit être adaptée aux activités que vous souhaitez organiser lors de l'événement. Alors le mieux est de disposer d'un espace modulable. Dans tous les cas, vous devez communiquer vos besoins techniques bien en amont du jour J. Cela comprend l'équipement de projection et de vidéoconférence, les tableaux à feuilles mobiles, les tables rondes et d'autres éléments dont vous pourriez avoir besoin. Votre cahier des charges doit être clair.
